7 Boekhoudgewoonten die elke ondernemer zou moeten aannemen

Een goede boekhouding is essentieel om uw bedrijf te laten bloeien – niet alleen overleven.

Slecht bijgehouden financiën kunnen uw bedrijf een wereld van problemen bezorgen – van een slechte cashflow tot onjuiste belastingaangiften en nog veel meer. Dit soort problemen kan een jong bedrijf ernstig in gevaar brengen.

Goede boekhoudgewoonten daarentegen kunnen een bedrijf helpen te bloeien – en niet alleen te overleven.

1. Zoek professionele hulp om belastingaangiften voor te bereiden

Ondernemers worden in een dozijn verschillende richtingen getrokken. Daarom is het zinvol om werk uit te besteden waar u de expertise of tijd niet voor hebt. Als je zoals veel ondernemers bent, ben je waarschijnlijk in zaken gegaan om een passie na te jagen, niet om accountant te worden.

Professionele accountants kunnen meer doen dan alleen ervoor zorgen dat uw aangiften goed zijn. Een getraind financieel oog kan zien hoe uw boekhoudprocessen – en misschien uw bedrijf zelf – kunnen worden verbeterd.

De meeste bedrijven zijn zich bijvoorbeeld niet bewust van alle belastingaftrekposten die ze kunnen claimen om uiteindelijk hun totale belastingdruk te verlagen. Met een getraind oog was Smith in staat om een van haar vroegere klanten te helpen meer dan $1.000 te besparen op haar aangifte, waardoor ze van een schuld aan de belastingdienst naar een kleine terugbetaling ging.

2. Ga niet helemaal “hands-off”

Het uitbesteden van je boekhouding betekent niet dat je het helemaal aan iemand anders moet overlaten. “U zult rapporten willen bekijken, begrijpen wat er met uw bedrijf gebeurt en de juiste vragen stellen (als u dat niet doet)”.

Ongeacht uw niveau van boekhoudkundige expertise, is het gunstig voor uw bedrijf als u als eigenaar enkele van de basisbedrijfscijfers begrijpt, waaronder winst, trend in uitgaven, debiteuren, winst per klant en hoe uw klantentrechter werkt. Hier is een artikel dat samenvat waarom deze vijf cijfers belangrijk zijn en hoe u ze kunt gebruiken om de gezondheid van uw bedrijf te controleren.

3. Koop de juiste software

“Je wilt niet beknibbelen op het programma dat je gebruikt”, die opmerkt dat een goed systeem het geld waard is. Tegenwoordig is er meer keuze dan ooit, dus bedrijven hoeven niet langer boekhoudsoftware te gebruiken die voor accountants is ontworpen.

Er zijn veel verschillende opties, dus zoek naar een systeem dat het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf en dat u ook echt zult gebruiken. Als u geen boekhouder van opleiding bent, vermijd dan systemen die een handleiding ter grootte van een telefoonboek vereisen om aan de slag te gaan.

Als u op zoek bent naar een kortere weg, vraag dan om aanbevelingen van vrienden die soortgelijke bedrijven runnen als het uwe.

4. Documenteer uw processen

Voor haar eigen bedrijf heeft boekhoudster Marieke documenten geschreven waarin ze uitlegt hoe de boekhoudprocessen moeten verlopen. “Het maakt niet uit wie ernaar kijkt, het wordt op mijn manier gedaan”, zegt ze. Ze merkt op dat deze processen verwarring voorkomen en vragen beantwoorden voordat ze worden gesteld.

Consistentie is essentieel voor een goede boekhouding en kan u helpen later fouten te ontdekken, omdat u een goed idee hebt van wat er mis kan zijn gegaan.

5. Bewaar onkostenbonnen

U kunt niet weten hoeveel u uitgeeft aan uw bedrijf als u geen bonnetjes bewaart. Voor aankopen met een creditcard is dit vrij eenvoudig, omdat u zowel de bonnetjes als de maandafschriften hebt om ze te controleren.

Waar het lastig kan worden, is als u niet voorzichtig bent met contante uitgaven. Deze bonnetjes zijn nog belangrijker omdat er geen back-upafschriften zijn. Sommige mensen houden een klein notitieboekje bij zich om contante uitgaven te noteren wanneer ze worden gedaan. Of nog beter: ondernemers kunnen het voorbeeld van Marieke volgen – zij gebruikt een boekhoudapp op haar telefoon om foto’s van haar bonnetjes te maken en bewaart geen papieren exemplaren.

6. Houd uw vorderingen bij

Facturen uitschrijven is één ding, maar ervoor zorgen dat ze ook betaald worden is een tweede. Houd bijgewerkte logboeken bij van uw facturen en de status ervan – verzonden, ontvangen, betaald, gedeeltelijk betaald en te laat. Sommige boekhoudprogramma tools kunnen zelfs facturen bijhouden en te laat betaalde en onbetaalde facturen automatisch markeren.

7. Vraag uw accountant hoe u als een team kunt werken

Ondernemers zien hun accountant vaak als de zoveelste kostenpost, en komen alleen langs in tijden van fiscale krapte. Een vertrouwde accountant kan echter een belangrijke bondgenoot in uw bedrijf zijn, die helpt het pad naar succes te wijzen, het zo vorm te geven dat het een beter rendement oplevert, en helpt potentiële problemen in het bedrijf op te sporen voordat ze zich voordoen.

Ondernemers moeten hun accountants benaderen als zakenpartners, niet alleen als belastingvoorbereiders, en iemand vinden die inzicht kan bieden in het bedrijf. Een goede accountant kan helpen een bedrijf naar een hoger niveau te tillen.